Jumat, 13 Agustus 2010

User Interface


          User interface pada program aplikasi ini memiliki tujuan untuk mempermudah pengguna dalam menggunakan program aplikasi ini. Dengan adanya user interface ini berbagai pengguna baik yang awam, maupun yang sudah berpengalaman dapat mengoperasikan program ini tanpa adanya kelitan yang besar. Untuk lebih jelasnya, akan dipaparkan dalam gambar berikut ini :






Entity Relational Diagram (ERD)


          Entity Relational Diagram merupakan salah satu pemodelan data konseptual yang paling sering digunakan dalam proses pengembangan basis data bertipe relasional. Model ERD adalah rincian yang merupakan representasi logika dari data pada suatu organisasi atau area bisnis tertentu.
Entitas
          Entitas adalah sesuatu atau objek di dunia nyata yang dapat dibedakan dari sesuatu atau objek yang lainnya. Sebagai contoh, setiap pelanggan dalam suatu perusahaan adalah suatu entitas. Setiap barang/jasa dalam suatu perusahaan adalah juga suatu entitas. Dapat dikatakan bahwa entitas bisa bersifat konseptual/abstrak atau nyata hadir di dunia nyata.
Atribut
          Atibut adalah properti deskriptif yang dimiliki oleh setiap anggota dari himpunan entitas. Sebagai contoh entitas pelanggan, atribut-atribut yang dimiliki adalah ID Pelanggan, Nama Pelanggan dan Alamat Pelanggan.
Hubungan antar relasi (Relationship)
          Hubungan antar relasi adalah hubungan antara suatu himpunan entitas dengan himpunan entitas yang lainnya. Misalnya, entitas pelanggan memiliki hubungan tertentu dengan entitas produk/jasa (pelanggan membayar produk yang). Pada penggambaran model ERD, relasi adalah pelekat yang menghubungkan suatu entitas dengan entitas yang lainnya.
Kardinalitas/Derajat Relasi
          Kardinalitas/Derajat Relasi menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain.Kardinalitas relasi yang terjadi di antara dua himpunan entitas dapat berupa:

*      Satu ke Satu (One to One)

Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu   entitas pada himpunan entitas B, begitupun sebaliknya.


*      Satu ke Banyak (One to Many)

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A.

*      Banyak ke Satu (Many to One)

Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B,tetapi tidak sebaliknya dengan    entitas B.

*      Banyak ke Banyak (Many to Many)

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, dan demikian sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan  entitas A.
v  Berikut ini adalah ERD dari “proses penjualan mobil secara kredit, serta proses pengambilan barang dari gudang hingga dikirimkan kepada costumer”.
   ERD Penjualan Mobil Secara Kredit

ERD Perintah Pengeluaran Barang/Pengambilan Barang dari Gudang Hingga dikirimkan kepada Customer
Pada ERD dari sistem penjualan mobil diatas dibagi menjadi dua bagian. Yaitu ERD pada sistem permintaan pesanan barang yang dilakukan oleh customer kepada dealer perusahaan sampai dengan pengajuan kreditnya yang diperiksan historical kredit di bagian Bank. Serta ERD dimana pada saat dealer mengirimkan permintaan barang kepada bagian inventory yang kemudian akan dikirimkan oleh bagian Dept. Pengiriman (shipping department). Berikut penjelasan singkatnya:
  1. ERD permintaan pesanan penjualan yang dilakukan oleh customer, dimana penjualan mobil ini bisa dilakukan juga berupa penjualan secara kredit. Pertama customer akan meminta pesanan penjualan kepada bagian Dealer perusahaan. Setelah itu dealer perusahaan baru hanya mencatat apa saja atribut yang melekat pada customer tersebut, kemudian mengirimkan data-data nya kepada pihak marketing yang akan mendata lebih lanjut seluruh atributnya yang melekat pada customer. Selanjutnya bagian marketing memiliki hubungan secara langsung kepada bagian Bank dalam rangka memeriksa catatan record kredit dari customer. Bagian Bank memiliki seluruh data yang lengkap mengenai track record dari customer tersebut. Tujuannya yaitu agar Bank dapat memberikan informasi kepada perusahaan penjualan mobil tersebut mengenai data dari customer nya yang mengajukan permintaan penjualan secara kredit. Kemudian setelah pihak dari Bank telah menelusuri track record dari customer nya dan apabila customer memiliki catatan kredit yang baik dalam melunasi setiap utang-utang nya maka bank akan memberikan konfirmasi lebih lanjut kepada bagian dealer dari perusahaan tersebut. Setelah itu tahapan akhir dari permintaan pesanan penjualan tersebut terjadi dimana setelah dealer pada perusahaan memberikan konfirmasi lebih lanjut dan menyetujui permintaan dari customer yang selanjutnya akan diproses oleh bagian inventory.

  1. Kemudian pada proses ERD yang kedua ini menjelaskan bagaimana suatu proses dari bagian dealer meminta barang kepada pihak inventory yang selanjutnya akan dikirimkan barang tersebut kepada pelanggan melalui bagian pengiriman (shipping department). Proses ERD yang ini tidak melibatkan banyak pihak dibanding dengan ERD yang pertama karena bagian dealer sudah menyetujui permintaan penjualan dari customer. Yang perlu diperhatikan adalah atribut-atribut yang melekat pada bagian inventory dan shipping department. Dimana atribut pada bagian invetory dan bagian pengiriman memiliki keterkaitan satu sama lain untuk menjaga internal control nya dan mengetahui berapa jumlah barang yang dikeluarkan dari gudang serta berapa jumlah barang yang dikirimkan kpd customer.





Data Flow Diagram (DFD)



          DFD merupakan diagram yang menggunakan notasi-notasi atau simbol-simbol untuk menggambarkan sistem jaringan kerja antar fungsi-fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data.
Adapun hal-hal yang digunakan dalam DFD adalah :
Kesatuan Luar (External Entity)
          Kesatuan luar (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berda di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi persegi panjang atau suatu persegi panjang dengan sisi kiri dan atasnya berbentuk garis tebal.
Aliran Data
Aliran data di DFD diberikan simbol suatu panah. Aliran data ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (External entity). Aliran data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.
Proses
          Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu aliran data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan aliran data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat disimbolkan dengan notasi lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang dengan sudut-sudut tumpul.
v  Berikut ini adalah DFD dari “Sistem Informasi Penjualan pada usaha di bidang penjualan mobil”.
Data Flow Diagram (DFD) Level 0


Data Flow Diagram (DFD) Level 1






Flowchart



          Tujuan Flowchart adalah mendeskripsikan aliran data baik masuk dan keluar antar entitas berbasis aliran fisik dokumen yang menggunakan prosedur tertentu. Flowchart merupakan representasi dari sistem pemrosesan dan aliran transaksi organisasi yang memuat sistem dan prosedur pemrosesan transaksi.
Hal-hal penting dalam Flowchart dapat mendeskripsikan :
a.       Dokumen
b.       Program
c.       Proses
d.       Sistem

Flowchart memberikan informasi mengenai :

a.       Darimana input diterima dan dari siapa
b.       Langkah- langkah dan lanjutan dari proses transaksi

v  Berikut ini adalah Flowchart dari salah satu contoh / sub sistem yang terdapat pada sistem informasi penjualan yang disebut dengan “sistem penjualan mobil”
                 Flowchart Sistem Penjualan Mobil

Sistem Informasi Berbasis Komputer


          Computer Based Information System (CBIS) atau dalam Bahasa Indonesia disebut juga Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat pembantu dalam pengambilan keputusan.

Sistem Informasi menurut K. Leitch dan K. Roscoe Davis

Sistem Informasi
Menurut Robert K. Leitch dan K. Roscoe Davis, ("Accounting Information Systems", Prentice-Hall,NewJersey,1983) Sistem Informasi adalah Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Deskripsi Sistem Informasi


Pengertian Sistem Informasi Penjualan
Sistem Informasi Penjualan adalah suatu sistem software yang membantu proses fungsional penjualan perusahaan untuk seluruh unit organisasi perusahaan dengan menerapkan tertib peraturan penjualan yang ketat pada pencatatan transaksi atas keuangan,pembayaran, sampai ke pencatatan bukti pembayaran yang dilengkapi dengan sistem pelaporan secara sistematis dan akurat. Adapun data-data yang terintegrasi dalam Sistem Informasi Penjualan ini antara lain :
*      Daftar pesanan pelanggan
*      Daftar barang penjualan
*      Daftar Rekonsilisasi Bank
*      Daftar Customer
*      Daftar Penjualan
*      Daftar Pembayaran Konsumen
*      Laporan Penjualan Mobil
Ruang Lingkup
1.   Ruang lingkup proses pada sistem informasi penjualan antara lain :
*      Proses transaksi penjualan
*      Proses pencatatan persediaan barang
*      Proses pencatatan pesanan konsumen
*      Proses pemeriksaan pengajuan kredit
*      Proses pencatatan pembayaran konsumen
*      Proses pencatatan rekening bank (rekonsiliasi Bank)
*      Proses  pengiriman barang
*      Proses Laporan Penjualan

2.    Ruang lingkup proses informasi antara lain :
1.    Barang
·         Kode Barang
·         Nama Barang
·         Harga Barang
2.    Brand Barang
·         Kode Brand Barang
·         Brand Barang
3.    Supplier
·         Kode Supplier
·         Nama Supplier
·         Nama Dealer
·         Alamat Supplier
4.    Transaksi Pembayaran
·         Kode Transaksi Pembayaran  
·         Nama Bank
·         Rekening Bank
5.    Jenis  pembayaran
·         Kode Jenis Pembayaran
·         Jenis Pembayaran
                  6.    Media Promosi
·         Blog
·         Forum
·         Situs Pribadi
·         Media Cetak
·         Media iklan televisi
Keuntungan Tangible
          Keuntungan Tangible dari Sistem Informasi Keuangan antara lain :
*      Penurunan Biaya Operasi
*      Penurunan Biaya Komputer
*      Penurunan Biaya Pegawai
*      Pengurangan Biaya Fasilitas
*      Mengurangi Biaya Pengeluaran

Keuntungan Intangible
          Keuntungan dari intangible Sistem Informasi Keuangan antara lain :
*      Kepuasan Pelanggan
*      Kepuasan Terhadap Pekerjaan
*      Citra yang lebih baik
*      Peningkatan kontribusi pegawai,
*      Pengambilan keputusan dan operasional

Profil Perusahaan dan Latar Belakang Masalah

SISTEM INFORMASI PENJUALAN MOBIL PADA PT.TIGASERANGKAI



1.1                                Profile Perusahaan
PT. TIGASERANGKAI adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa  penjualan kendaraan  yang didirikan pada bulan Agustus  tahun 2005 oleh para praktisi yang berpengalaman dibidangnya masing-masing. Dengan jaringan yang luas profesionalisme luas, kerja serta komitmen atas setiap pelayanannya,  kami percaya mampu memberikan penjualan yang berkualitas,  konsisten dan memiliki nilai tambah demi tercapainya  tujuan bersama. Didukung oleh tim yang memiliki kompetensi tinggi, TIGASERANGKAI memberikan berbagai jasa penjualan kendaraan ber merk, Toyota, Honda, Suzuki,Daihatsu , Hyundai, atas dasar prinsip kemitraan, dimana kepuasan mitra adalah segalanya tanpa menghiraukan tujuan utama dari kegiatan usaha itu sendiri (value for money).

Latar Belakang Masalah
Pada saat ini perkembangan informasi telah berkembang dengan sangat pesat, oleh karena itu sudah banyak pula perusahaan-perusahaan atau instansi-instansi yang menggunakan sistem informasi untuk meningkatkan usahanya. Cara untuk meningkatkan usaha suatu perusahaan ialah dengan cara membangun sistem informasi yang baik. Dan syarat untuk membangun sistem informasi yang baik yaitu adanya kecepatan dan keakuratan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Komputer adalah suatu alat yang dapat menyimpan data, mengolah data, dan memberikan informasi yang diinginkan secara tepat dan akurat yang berguna bagi perusahaan untuk kemajuan usahanya.
Pada PT TIGASERANGKAI pencatatan dan pengolahan data barang, jumlah dan harga barang, data para supplier, serta data transaksi penjualan masih dilakukan dengan menggunakan tulisan tangan. Hal ini dapat dikatakan kurang efektif dan efisien, dikarenakan sulit untuk mencatat dan menghitung banyaknya jenis barang yang ada, banyaknya jumlah barang, maupun besarnya jumlah harga. Banyaknya jumlah barang yang dijual dan tingkat keramaian pembeli dapat mengakibatkan penjual mengalami kesulitan untuk mengelola dan menghitung transaksi penjualan secara cepat, tepat dan efisien.